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2．正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
（1）开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。
（2）主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。
（3）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。
（4）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。
3．尾部。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间，并加盖公章。
（二）函的格式
函一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。
1．标题。函的标题通常有两种结构形式：一是由“事由＋文种”构成；二是由“发文机关＋事由＋文种”构成。
2．正文。函的正文主要由缘由和事项两部分构成，有的附加结尾。
（1）缘由：写明发函的原因、依据。缘由的写法，除问答函（指复函）有一定模式可循，商洽函、请批函均无模式可循。不同内容有不同写法。复函的缘由常见写法是“××日来函收悉”，或“（关于……的函）收悉。”商洽函、请批函的缘由写明商洽、请批某事的缘因理由即可。
（2）事项：写明商洽、请批、答复的具体内容。常见写法有两种：第一种写法是一段到底，把事项跟缘由融合起来；第二种写法，事项与缘由分开，事项部分依据内容分条来写。
（3）结尾：有的意完即止，无特殊的结尾标志；有的在结尾处写上“特此函告”或“盼复”、“请函复”，向对方提出希望或请求；若是复函，则写上“特此函复”。
3．落款，即注明发函单位，并加盖单位公章。
4．发函日期。位于印章下方，全称写明年、月、日。
四、函的写作要求与注意事项
（一）函的写作要求
函是一种公文，区别于一般信件。因此，要严格按照函的写作要求进行函的写作。
1．一事一函，突出中心。不能将几件事写在一起，既没有重点，又会影响对方的处理速度。
2．语言规范、明了，语气合乎内容要求。要开门见山，直述缘由，重在叙事，不作讨论；此外，要掌握好遣词造句的分寸，避免给对方造成不必要的误解。
（二）撰写函件应注意的问题
函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。
其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。
范文解析
关于商洽代培统计人员的函
××金融管理干部学院：
得悉贵院将于3月份举办统计人员讲习班，系统培训统计工作人员。国务院《关于加强统计工作的决定》下达后，我厂曾打算集训现职统计工作人员，但由于力量不足，未能实现。现在贵院决定办讲习班，我厂拟派15名统计人员随班学习，请你们代培。如同意，将是对我厂统计工作的有力支持。代培所需费用由我厂如数拨付。盼予复函。
此致
敬礼
×××机床厂（公章）
2008年2月10日
范文分析：
这是一篇发函。标题由“事由＋文种”构成；正文写明了发函的缘由和具体内容，并附加结尾，希望对方能批准自己的请求；最后注明发函单位和日期，整篇函完整简练、用词准确、口气委婉。
训练参考题
1．简述函与一般信件的区别。
2．结合实例回答函的写作格式和具体要求。
第5章
请复类公文写作
Chapter 5
请复类公文主要用于向上级机关汇报工作、反映情况、请求指示，提请审议事项，答复上级机关的询问，答复下级机关的请示事项等。在本章中，我们主要讲述机关单位中常用的报告、请示、议案和批复的有关知识，通过例文解析掌握这4种请复类公文的写作方法。
第一节 报 告
一、报告的概念与发展沿革
（一）报告的含义
报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问的一种陈述性公文。
报告使用范围很广。按照上级部署或工作计划，每完成一项任务，一般都要向上级写报告，反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等，以取得上级领导部门的指导。
（二）报告的发展沿革
报告和请示同属上行文，起源相同，最早可追溯到古代的“上书”，秦始皇改“书”为“奏”，成为臣下上书帝王的专用文书。汉代称“疏”、“状”，魏晋称“启”，宋以后称“申状”、“呈状”。民国时期沿用“呈”，包括报告和请示。1931年《苏维埃地方政府的暂行组织条例》公布的文种有“报告书”一类，包括了“报告”和“请示”。1957年国务院秘书厅《关于公文名称和体式问题的几点意见（稿）》将报告和请示明确分开。1993年的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中报告有“提出意见或建议”的功能，2000年的《办法》删掉了这个功能，增加了“意见”这个文种。
（三）报告的适用范围
报告，在已发布的党、人大、政府、军队的公文处理规范中，都规定了这个文种。其适用范围大体上是一致的，但也有些区别。这四个大机关对报告下的定义如下：
《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称党的《条例》）中规定：报告，“用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问”。
《人大机关公文处理办法（试行）》（以下简称人大《办法》）中规定：报告，“适用于报告工作、反映情况、提出建议或答复询问等”。
《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中规定：报告，“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。
《中国人民解放军公文处理条例》（以下简称军队《条例》）中规定：“向上级机关汇报工作、反映情况和意见建议，询问用“报告”。
从以上定义可以发现，四大机关的报告，均为上行文。其中，党、人大、军队的报告，都规定了四项用途，包括汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关询问等。唯独政府的报告，只有三项用途，即汇报工作、反映情况、答复上级机关询问，而没有“提出建议”这个功能。上文中已经提到，在2000年发布的行政《办法》之前，也曾有“提出建议”的功能，在新的行政《办法》中取消了这一功能而增加了“意见”这一文体。
二、报告的类别与作用
（一）报告的类别
报告的种类很多，按其用途来分，常用的有5种：
1．工作报告，即某项工作进行到一定阶段，以书面形式的报告向上级机关写的汇报材料。
2．情况报告，即就某一问题或某一偶发事件专题向上级汇报的报告。
3．答复报告，即下级机关回答上级机关询问的报告。
4．报送报告，即下级机关向上级机关报送文件、物件时随文随物写的报告。
5．例行报告，即上级机关规定届时必送的一种报告。
（二）报告的作用
1．向上级机关汇报工作。向上级机关定期或不定期地汇报一个时期内的全面工作或某项工作，包括工作开展情况、经验教训、今后安排等。
2．向上级机关反映情况。向上级机关反映政治、经济和社会等方面的重要情况和值得注意的新问题。
3．答复上级机关的询问。以上两种情况是下级机关的主动行文，而这种是下级机关的被动行文，上级询问有关情况，下级予以答复。
三、报告的写作方法与格式
报告的结构主要由标题、主送机关、正文、落款四部分构成。
（一）标题
报告的标题通常采用完全式标题，即由发文机关、事由和文种组成，但有时候可根据需要省略发文机关，如《××市人民政府关于治理××河水质污染问题的报告》
（二）主送机关
在正文之前的上款要写明受文机关的全称或规范化简称，行政机关的报告，主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。
（三）正文
报告的正文一般包括缘由、事项和结尾三部分。
1．报告缘由，即为什么要写报告，常用简练的语言直陈其由，并用“现报告如下”的习惯语过渡到下文。
2．报告事项，如果报告的是事件，要写明事件的起因、经过、结果和处理意见；若报告�