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管理者在进行沟通时，应该不带成见地听取意见，鼓励员工充分阐明自己的见解，这样才能做到思想和感情上的真正沟通，才能接收到全面可靠的情报，从而做出明智的判断与决策。如果管理者过分威严，给人造成难以接近的印象，或者管理者缺乏必要的同情心，不愿体恤下情，都容易使员工产生抵触情绪，甚至恐惧心理，从而影响沟通的正常进行。有时候，管理者和员工沟通的内容涉及个人隐私或需要保密的材料等，管理者在表达时就更要注意，既要清楚地表达自己的意思，又要注意方式方法，尽量减轻员工的心理压力，以便沟通顺畅。
管理者和员工之间良好的沟通也体现了管理者对员工的尊重，是以人为本的表现形式。如果管理者对一些细节不加注意，就有可能造成沟通障碍。管理者和员工交流最忌讳听而不闻。如果管理者根本没有认真听员工说话，员工会觉得自己没有得到尊重和重视，自然也不会在乎管理者所说的话，这样，就变成了“你说你的，我说我的”，管理者自然无法清晰地表达。要知道，员工关心的并不是管理者听到了多少，而是听进了多少。管理者在表达之前，一定要仔细聆听。
另外，对于管理者很重要的一点是，一定要先听后说。很多时候，管理者和员工之间之所以出现沟通障碍，并不是因为管理者没有和员工沟通，而是管理者和员工沟通时习惯了发号施令，在和员工交流时，总是先作指示，喜欢把自己的意见强加给员工。这样的沟通，只能让员工产生抵触心理，他感觉到的是被警告，所以会对管理者的要求产生敌意，在这样敌对状态下的沟通，只能产生反效果。为了将自己的意图清晰地表达给员工，管理者应该以聊天的方式开始和员工的交流，先请员工表达他对工作的想法，再讲明自己的意图。例如，管理者可以这样开始和员工之间的沟通“最近工作怎么样？有哪些地方做得不顺利吗？你觉得有什么地方可以改进的吗？”
克服沟通障碍，了解员工的想法，是管理者清晰表达的基础，也是管理者和员工良好沟通的需要，对此，管理者一定要十分注意。
目的明确，讲究艺术
据一项调查表明，在企业中，生产工人每小时进行16～46分钟的沟通活动；而基层管理人员，他们工作时间的20％～50％用于同各种人进行语言沟通，如果加上各种方式的文字性沟通，诸如写报告，最高可达64％；而中层管理人员在工作时间内则有66％～89％的时间用于语言沟通，企业领导人经常开会，找人谈话，下基层，其中很大一部分属于沟通的内容。企业中的每个人都有大量的时间用于沟通，而企业管理者最重要的工作形式之一就是清晰地表达，表达不但要做到清晰明确，而且要让员工乐意接受，这就需要管理者恰到好处地表达，讲究表达的艺术。同时，这也是管理者展现个人风采，树立个人形象的一个重要手段。
目的明确、思路清晰的表达是形成良好沟通的前提。在与员工进行交流之前，管理者应考虑好自己想要表达的意图，抓住中心思想。在沟通过程中要使用双方都理解的用语和示意动作，并恰当地运用语气和表达方式，措辞不仅要清晰、明确，还要注意情感上的细微差别，力求准确，使员工能够正确地理解。
为了保证员工对管理者的意图有更全面、明确的了解，管理者还有必要对所表达观点的背景、依据、理由等做出适当的解释。如果是要分配一项任务，就要对任务进行全面分析，才能正确地对任务进行说明；如果是就纪律问题对员工进行奖惩，那么在批评和处罚之前，就应对情况进行全面了解，取得真凭实据后，再做论断，这样的处理才会取得圆满的效果。
清晰的表达不仅仅是语言上的艺术，还是一个人思想、个性的体现。在和员工沟通时，管理者一定要以诚相待。只有心怀坦诚，言而可信，才能让员工感觉到真实、可靠。员工才愿意在管理者面前敞开心扉。管理者不仅要表达自己的意图，还要诚恳地向员工征询反馈信息，一个能够实心实意听取不同意见的管理者，才能在自己和员工之间建立起信任和感情。
管理者和员工的沟通还要选择有利的时机，采取适宜的方式。达成良好效果的沟通，不仅取决于管理者表达的内容，还要受环境条件的制约。管理者要根据不同的表达意图，选择合适的沟通方式，抓住最有利的沟通时机。时机不成熟，就没有办法做到表达清晰；贻误时机，则会使某些信息失去意义。
为了鼓励员工，管理者还要避免一些消极的表达方式。管理者清晰的表达，并不只是告诉员工应该达成什么目标，而且要避免消极态度影响到员工的士气和工作态度。因为不管怎样努力激发员工的积极性，一旦消极的情绪传播，就会使努力功亏一篑。员工之间或者管理者和员工之间的消极对话会使员工在下意识中受到限制和约束，为了解决这个问题，管理者有必要深入研究消极谈话背后的问题，并用积极的方式帮助员工去解决，使得沟通朝着积极的方向发展。
如果管理者能够把沟通引向积极的方向，就能够使员工积极地对待工作中的困难。例如，新来的员工业务不熟悉，工作起来难以让搭档满意，他的搭档难免会有抱怨，甚至会向管理者提出调换搭档的要求。这时，管理者不应该顺着这种消极的谈话思路走下去，而应该向员工提出建议，帮助员工树立团队观念，提倡互帮互助。对于一些显而易见的困难，员工会有畏难情绪，而管理者在听到“干不了”的消极谈话时，就应当把员工引到“能做到”的积极方向上来。可以引导员工积极思考，找到替代办法或在现有条件下找到最好的解决办法。有些工作并不是只有一个解决方案，如果员工倾向于消极的方案时，管理者可以提出积极的建议，提醒员工还有许多选择。
在企业里，最常见的消极谈话方式表现为“追究责任”。当一件事情出了差错，管理者的反应如果是责备员工、追究责任，不管他的表达有多清晰明确，都只能带来消极影响。这时候，首先应该做的是，找出事情出错的原因，然后想办法去解决它，应当鼓励员工积极想办法、提建议，而不是将事情引向消极的责任追究上。因为管理者一旦追究责任，员工就会千方百计想办法为自己开脱，而不是积极想办法解决问题。
在索尼公司，所有的员工都能够人尽其才，安心工作，就是因为他们的管理者尊重每一位员工。即使是在员工犯了错误的情况下，他们也是先找出原因而不是追究责任。在索尼公司的管理者看来，只要能知错就改，引以为戒，就还是好员工。索尼的创始人盛田昭夫就曾对属下说过：“放手去做好认为对的事，即使你犯了错误，也可以从中得到经验教训，不再犯同样的错误。”当索尼的一家分公司经理向盛田昭夫抱怨说，公司里有时会出差错，但又找不出对差错负责任的员工时，盛田昭夫连忙说，找不出是好事，如果真要找出这个犯错误的员工来，反而会对其他员工产生不好的影响。在盛田昭夫看来，犯错误是任何人都避免不了的事，而且从长远来看，一个员工的错误并不至于动摇整个公司。而如果公司对每一个犯错误的员工都追究责任，剥夺他升迁的机会，也许会使这个员工从此一蹶不振，也就不可能再为公司做出贡献。但是，如果解决的办法是就事论事，找出犯错误的原因，在不追究责任的前提下公之于众，不但能够使犯错误的员工吸取教训，而且对其他的员工也是一个借鉴。
管理者清晰的表达是一门艺术，是管理者和员工良好沟通的基础。管理者做到这一点，才能在员工面前树立良好的个人形象，赢得员工的信任和尊敬，也才能更好地做到令行禁止。
开辟渠道，充分沟通
管理者要清晰地表达自己的意图，还要开辟多个沟通渠道，保证把自己想要传达的每一项信息，顺畅地传递给员工。通过正式非正式的多种形式和多种方法进行沟通，不但有助于管理者有效传达意图，还能够向员工传递一种关爱、信任和激励的感情，打破冷冰冰的组织层级，营造出团结互助的氛围。当员工确切地知道他们应该干什么的时候，他们才能够充分发挥主观能动性，采取最有效的方法去工作。
在美国的沃尔玛公司，管理者将清晰地表达看作是企业成功的关键因素。他们采取各种方式与员工进行沟通。不管是股东大会还是普通的电话联系，在他们看来，都是管理者清晰地表达的渠道之一。在沃尔玛，公司的业务指标是不会对员工保密的，管理者所知道的业务指标同样要向员工公布。他们的管理者认为，要想让员工的工作取得最好的进展，就要让员工清楚自己的业务进展情况。这样，每一个员工就会把自己的工作成绩和公司的业绩指标联系起来，也就增强了员工的责任感，使每一个员工都清楚地知道自己要做什么。他们还向员工公布其他和公司有关的事。例如员工所在商店的利润、进货和销售情况等，这样每一个员工都会知道公司的处境，并把自己的命运和公司的命运紧紧联系在一起。为了帮助员工提高工作效率，管理者还会向员工推荐一些更加高效的工作方法。
借助于这种多渠道的沟通形式，管理者能够实现清晰地表达的目的，从而充分肯定了员工的工作，使员工感觉到了自己的重要性，受到了极大的精神鼓舞，工作积极性被极大地调动起来，进而取得最佳的工作业绩。
世界最大的通信、电子业跨国公司摩托罗拉公司也十分注重管理者清晰的表达。在摩托罗拉，有多种沟通方式，可以实现公司与员工之间、高级管理人员与普通员工之间充分的信息传递和情感交流。1