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（1）唯一性。编制的代码必须是唯一的，即一个代码对应一个确定的
实体或属性，对于两个具有不同意义的处理对象不能同时采用一个代码。
（2）简明性。编码系统应尽量简单明了，含义单纯，便于用户掌握和
记忆。在满足处理要求的前提下，尽可能选择最小值代码。
（3）稳定性。代码系统要能适应环境变化，能在整个系统中较长时间
内使用，而不应经常变动。这是编码时应遵循的一条重要原则。
（4）通用性。编制的代码必须以企业（或行业）的整体目标为基准，
应能尽量在企业各业务部门或行业中通用。
（5）逻辑性。编制的代码应考虑其组成代码的字符具有某种逻辑意义，
使之直观性好，便于满足用户的使用需求。
□会计数据编码的方法
掌握了编制代码的基本原则后，还应了解编制代码的方法。会计数据编
码的方法有很多，经常采用的有数字编码法、字母编码法、数字字母组合编
码法三种。不同的编码方法及其组合使用，使得代码具有多种形式，我们用
下图表示： 顺序码
数字码
组码
群码
代码
字母码 特定数字码
数字字母组合码
在实际工作中，不同的数据编码方式经常是组合起使用的。这之中又以
数字码使用比较普遍。困为数字码较少发生错误，在代码位数较长时也容易
记忆，而且其组合方式比较灵活，与字母码和助忆码相比，更适合于计算机
处理。因此，会计数据处理中习惯于按数字编码，如职工代码、部门代码、
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固定资产代码、原材料代码等。下面介绍几种常用的编码：
1。会计科目代码编制
会计科目的编码，不仅要考虑核算的需要，而且要考虑分析的需要，可
以充分地利用计算机的分类、合并、更新的功能，对其编码位数可以稍长一
些。码位少，固然有操作方便、不易出错的优点，但适应性和扩展性较差，
使用一个时期后，会引起整个代码体系的变动，得不偿失。根据大多数企业
的经验，以九位数码的长度作编码比较合适、较有弹性。若觉得不便于记忆，
可以滥用会计科目图章的办法，将会计科目名称和代码刻在一起，编制分录，
填写凭证就方便多了。样式如下：
145103002企业管理费———分厂计划科办公费
财政部的会计科目编号已经用代码设置了全部科目的资金属性，为计算
机进行借贷运算带来了极大方便。一级科目编号除财政部外，任何机关、企
业无权更改。这样前三位已有了统一的代码。后六位的编制，则视一级科目
下统驭的二级科目的数量，以及二级科目下统驭的三级科目的数量多寡，和
该企业的核算要求等实际情况来确定。
2。物码的编制
企业的物码有财产设备 （固定资产）、原材料、成品、低值易耗品等。
编制固定资产代码，前五位按照一至三级科目编制，后四位数码，二位
作使用部门代码，二位作具体设备代码。使用部门代码与具体设备代码的位
置可以交换。为了便于计算机识别，尽可能在一定范围内统一两者的位置。
若使用部门或设备数量超过99，可以单独为这种编码对象设立一个文件。或
单独为生产用固定资产设立一个文件。
原材料的代码编制要考虑两方面的要求，一是会计核算的要求，二是物
资管理部门的要求。财政部将原材料的一级科目统一编号为 112，并规定各
企业可视自己的业务情况，将112原材料变通为113原材料及主要材料、或
114外购半成品、115辅助材料。后面六位数码一般要表明原材料的大类、品
种、规格。即第四、五位为大类编码，第六、七位为品种代码，第八、九位
为规格代码。若某一项的数目超过99，可按固定资产的处理办法，另外开设
文件。
3。人员码的编制
人员码与会计核算一般不发生直接联系，因此设计时不需用九位数码，
可视具体职工人数而取数码。通常用分段顺序编码的办法来区分部分，或用
部门代码加职工工号的方法来编制。
4。部门码的编制
部门码一般不单独设置，仅在上述各种代码中反映。因此，在编制上述
各种代码之前，应系统地对企业各部门作一分析再予以编码，然后插入到其
他代码中去。
5。事物码的编制
事物码指的是会计凭证或明细帐中的摘要。由于摘要内容较复杂，一般
不用数字码，而用文字码。根据多数人的习惯，用摘要内容中每一词组的第
一个汉语拼音字母组码较为合适，便于记忆。
6。校验码的编制
设置校验码是为了验证手工书写和输入数码时，是否有错。它们编制方
法一般有：
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（1）算术级数法。
设原代码为101714923，各数码分别乘以算术级数“权”数9、8、7、6、
5、4、3、2、1，然后将乘积相加，再除以“模”11，余数即为校验码。
（2）几何级数法。
设原代码为61184327，各数码分别乘以几何级“权”数，128、64、32、
16、8、4、2、1，然后乘积相加，再除以“模”10（因该码为8位数），再
用“模”10减去余数，差即为校验码。
（3）质数法。
设原代码为1234567890，各数码分别采以质数2和3（或2，3，5等）
然后乘积相加，再除以“模”13，余数即为校验码。
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三、会计数据输入
□会计数据输入方式
在电算化会计中，会计数据的输入方式目前主要有直接输入方式、间接
输入方式和点对点数据传送方式三种。
1。直接输入方式
直接输入方式又称联机输入方式，是把带有键盘的设备与主机相联，通
过键盘（如微机键盘、CRT显示终端等）将数 据直接送入计算机内
存的输入方式。这种输入方式的主要优点是便于操作，便于人机对话，便于
核对和修改数据。但这种 输入方式占用的机时较多，机器的工作效
率较低，而且当输入数据量较大时，容易产生键入错误。因此，在采用直接
输入方式输入数据时，为确保输入数据的正确性，必须编制一些有效的校错
程序，以加强输入数据的校验。
2。间接输入方式
间接输入方式又称脱机输入方式。首先把数据录制在磁盘上，然后利用
输入装置将记录在磁盘上的数据输入计算机内存。这种输入方式的优点是占
用机时少，输入速度快，机器工作效率高。但是，这种输入方式需要一定的
人工干预，将数据转录到磁盘上才行。
3。点对点数据输入方式
点对点数据输入方式又称远距离数据输入方式。它是通过调制调解器
（MODEM）将数据从一个地方的计算机传递到另一个地方的计算机内存中的一
种数据输入方式。这种方式需事先编制数据转换程序，即计算机输出端要将
数据转换成文本文件，而计算机的输入端则需将文体文件再转换成数据文
件。
在实际应用中，这三种方式到底选用哪种，应从企业现有的技术设备条
件出发，综合分析各种因素，协调各方面的要求，尽量达到操作简便，处理
效率高，适应性强等要求。具体应考虑以下几方面因素的影响：
（1）输入数据的长度。若每次输入的数据在20个字符以内，通常采用
直接输入方式；若数据长度超过2O个字符，尽量采用其它输入方式。
（2）数据量的大小。若数据量不大，也应采用直接输入方式；若较大，
就有必要采用间接输入方式，选择输入效率较高的载体；若数据需要成批输
入且数据来源又不在同一地点，则采用点对点数据输入方式最为合适。
（3）数据处理的形态。若数据处理周期短，要求响应快，一般可采用
CRT显示终端键盘等设备进行直接输入；若数据处理周期长，一般采用间接
输入方式。
□会计数据输入过程
会计数据输入过程是指会计数据从外部设备送入内存的处理过程。由于
数据输入的方式不同，其输入处理的过程也不一样。若采用间接输入方式，
其数据已记录在磁盘上，它的输入过程就比较简单；若采用的是直接输入方
式，那么其输入过程往往包括很多步骤，十分麻烦。
□会计数据输入校验
从上面列示的图中我们注意到了，无论采用哪种输入方式，数据输入的
每一步处理，几乎都有一步数据校验。这就是我们现在要谈的会计数据输入
校验。这是在整个会计数据处理过程中一个非常重要的步骤，是十分关键的
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首要环节。
会计数据输入校验主要有以下几种方法：
1。静态校验
静态校验即人工校验。它一般是在输入前，由人工对会计凭证数据事项
进行检查，也可在凭证数据输入的同时，由计算机将输入的数据重新输出（打
印或屏幕显示），然后由人工将之与凭证�