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规定,中央直属单位应根据国务院业务主管部门的规定,计算机与手工并行
三个月以上(一般不超过六个月),且计算机与手工核算的数据相一致,并
应接受有关部门的监督。
四、替代手工记帐的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶
段,由于计算机与手工并行工作,会计人员的工作强度比较大,各单位需要
合理安排财务会计部门的工作,提高工作效率。
五、计算机与手工并行工作期间,可采用计算机打印输出的记帐凭证替
代手工填制的记帐凭证:根据有关规定进行审核并装订成册,作为会计档案
保存,并据以登记手工帐簿。如果计算机与手工核算结果不一致,要由专人
查明原因并向本单位领导书面报告。
六、记帐凭证的类别,可以采用一种记帐凭证或收、付、转三种凭证的
形式;也可以在收、付、转三种凭证的基础上,按照经济业务和会计软件功
能模块的划分进一步细化,以方便记帐凭证的输入和保存。
七、计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记帐单位的重要工
作,根据会计电算化的特点,各单位应注意以下问题:1。采用电子计算机打
印输出书面会计凭证、帐簿、报表的,应当符合国家统一会计制度的要求,
采用中文或中外文对照,字迹清晰,作为会计档案保存,保存期限按《会计
档案管理办法》的规定执行。
2。在当期所有记帐凭证数据和明细分类帐数据都存储在计算机内的情
况下,总分类帐可以从这些数据中产生,因此可以用“总分类帐户本期发生
额及余额对照表“替代当期总分类帐。
3。现金日记帐和银行存款日记帐的打印,由于受到打印机条件的限制,
可采用计算机打印输出的活页帐页装订成册,要求每天登记并打印,每天业
务较少、不能满页打印的,可按旬打印输出。一般帐簿可以根据实际情况和
工作需要按月或按季、按年打印;发生业务多的帐簿,可满页打印。
4。在保证凭证、帐簿清晰的条件下,计算机打印输出的凭证、帐簿中表
格线可适当减少。
八、采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计帐簿、报表,作
为会计档案保存的单位,应满足以下要求:
1。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据,不再定期打
印输出会计帐簿,应征得同级财政部门的同意。
2。保存期限同打印输出的书面形式的会计帐簿、报表。
3。记帐凭证、总分类帐、现金日记帐和银行存款帐日记帐仍需要打印输
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出,还要按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关帐簿、
报表。
4。大中型企业应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据,尽量
少采用软盘存储会计档案。
九、替代手工记帐后,各单位应做到当天发生业务,当天登记入帐,期
末及时结帐并打印输出会计报表;要灵活运用计算机对数据进行综合分析,
定期或不定期地向单位领导报告主要财务指标和分析结果。
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第四章 建立会计电算化内部管理制度
一、开展会计电算化的单位应根据工作需要,建立健全包括会计电算化
岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电
算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度,保证会计电算化工作的
顺利开展。
二、建立会计电算化岗位责任制,要明确各个工作岗位的职责范围,切
实做到事事有人管,人人有专责,办事有要求,工作有检查。
会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本
会计岗位可包括:会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等
工作岗位。电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系
统的工作岗位。
三、电算化会计岗位和工作职责一般可划分如下:
1。电算主管:负责协调计算机及会计软件系统的运行工作,要求具备会
计和计算机知识,以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由
会计主管兼任,采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位,应设立此
岗位。
2。软件操作:负责输入记帐凭证和原始凭证等会计数据,输出记帐凭
证、会计帐簿、报表,和进行部分会计数据处理工作,要求具备会计软件操
作知识,达到会计电算化初级知识培训的水平;各单位应鼓励基本会计岗位
的会计人员兼任软件操作岗位的工作。
3。审核记帐:负责对输入计算机的会计数据(记帐凭证和原始凭证等)
进行审核,操作会计软件登记机内帐薄,对打印输出的帐簿、报表进行确认;
此岗要求具备会计和计算机知识,达到会计电算化初级知识培训的水平,可
由主管会计兼任。
4。电算维护:负责保证计算机硬件、软件的正常运行,管理机内会计数
据;此岗要求具备计算机和会计知识,经过会计电算化中级知识培训;采用
大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位,应设立此岗位,此岗在大
中型企业中应由专职人员担任。
5。电算审查:负责监督计算机及会计软件系统的运行,防止利用计算机
进行舞弊;要求具备会计和计算机知识,达到会计电算化中级知识培训的水
平,此岗可由会计稽核人员兼任;采用大型、小型计算机和大型会计软件的
单位,可设立此岗位。
6。数据分析:负责对计算机内的会计数据进行分析,要求具备计算机和
会计知识,达到会计电算化中级知识培训的水平;采用大型、小型计算机和
计算机网络会计软件的单位,可设立此岗位,由主管会计兼任。
四、实施会计电算化过程中,各单位可根据内部牵制制度的要求和本单
位的工作需要,参照上条对电算化会计岗位的划分进行调整和设立必要的工
作岗位。基本会计岗位和电算化会计岗位,可在保证会计数据安全的前提下
交叉设置,各岗位人员要保持相对稳定。由本单位人员进行会计软件开发的,
还可设立软件开发岗位。小型企事业单位设立电算化会计岗位,应根据实际
需要对上条给出的岗位进行适当合并。
五、建立会计电算化操作管理制度,主要内容包括:
1。明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限,对操作密
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码要严格管理,指定专人定期更换密码,杜绝未经授权人员操作会计软件;
2。预防已输入计算机的原始凭证和记帐凭证等会计数据未经审核而登
记机内帐薄;
3。操作人员离开机房前,应执行相应命令退出会计软件;
4。根据本单位实际情况,由专人保存必要的上机操作记录,记录操作
人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
六、建立计算机硬件、软件和数据管理制度,主要内容包括:
1。保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条
件,要经常对有关设备进行保养,保持机房和设备的整洁,防止意外事故的
发生;
2。确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修
改和删除;对磁性介质存放的数据要保存双备份;
3。对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升版和计
算机硬件设备进行更换等工作,要有一定的审批手续;在软件修改、升版和
硬件更换过程中,要保证实际
会计数据的连续和安全,并由有关人员进行监督;
4。健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施,保证会计数
据的完整性;
5。健全必要的防治计算机病毒的措施。
七、建立电算化会计档案管理制度,主要内容包括:
1。电算化会计档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其他磁性介
质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来
的书面等形式的会计数据;会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报
表 (包括报表格式和计算公式)等数据;
2。电算化会计档案管理是重要的会计基础工作,要严格按照财政部有关
规定的要求对会计档案进行管理,由专人贫责;
3。对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会
计档案应准备双份,存放在两个不同的地点;
4。采用磁性介质保存会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止
由于磁性介质损坏,而使会计档案丢失。
5。通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件
的全套文档资料以及会计软件程序,视同会计档案保管,保管期截止该软件
停止使用或有重大更改之后的五年。
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