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统的操作程序所作的控制。
□组织与操作控制
会计控制程序是否能行之有序，关键取决于执行者的行为。因此，良好
的组织方案和适当的权责划分，是会计控制的重点所在。会计电算化系统的
组织方案中，至少应包括下列基本的一般控制：
（1）电子会计资料处理部门和使用者间职能的划分。
（2）对发生的业务提供一般性的核准，并防止电子会计资料处理部门
擅自更改、审核所发生的业务。
（3）电子会计资料处理部门内职能的划分。
一个有效的组织方案，应能对权责作出适当的划分，即使任何人都不可
能从事“不相宜”的工作。所谓“不相宜”的工作，是指一个人所负责的工
作，使他既有机会产生重大错误及不法行为，又能够掩饰该错误及不法行为。
而使他人不能轻易发现。例如财产保管和财产记录就为不相宜工作。不相宜
的工作如果不能由不同的人员、部门控制，就意味着分工不当，而这个控制
上的弱点，将影响整个会计电算化应用的有效性。
1。电子会计资料处理部门与其使用者间职能的划分
原则上，会计电算化系统应该尽可能维持同记帐分系统相类似的分工组
织。因此，电子会计资料处理部门应与其有关的使用部门相互独立，应有权
完全控制所处理的会计资料、数据，并应将处理的结果直接向有关人员或部
门报告。另外，电子会计资料处理部门还有维护数据、资料的真实性的职责，
除非是在本部门中所发生的错误（如打卡错误等），否则不能对资料作任何
更改。
如果电子会计资料处理部门不能独立于其使用部门，则意味着使用部门
可以按照希望产生的结果来更改会计资料或电脑处理程序，从而掩饰其错误
及不法行为。这就是由于分工不当所造成的。例如，小公司可能没有独立的
会计资料处理部门，而将电脑置于使用部门，供其自行处理。这时，只好利
用管理当局的适当监督，以弥补缺乏分工的损失。
2。对发生的业务提供一般性授权（避免电子会计资料部门擅自更改、审
核业务）
上段所述及的控制，着重于积极的使电子会计资料处理部门有独立维护
原始资料真实性的能力，与此同等重要的是，我们也必须消极地避免电子会
计资料处理部门有擅自更改资料、损害资料真实性的能力，以免产生不真实
的会计报告，损害电脑使用部门的利益。因此，电子会计资料部门不能进行
或核准业务，不能保管或控制电脑设备以外的财产，不能负责系统控制的设
计，也无权进行入档资料的更改。但是，在特殊情况下，原始业务可能经由
电脑处理而产生，例如电脑处理购货订单，自动产生购货业务。这种电脑产
生的业务如果金额巨大，必须依照管理当局所订的授权范围及审核程序，作
事后的复核与批准。大多数业务，都不是电脑系统的产物，这些业务在送交
电脑处理之前，均应经有关人员的复核。业务处理完之后，电脑应能产生一
张显示业务处理前与处理后，入档资料变动情况的清单，送回原发生业务的
部门，或送交独立的有关人员复核，以确定电脑所处理的业务全部经过适当
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地核准，同时经核准的业务已全部送经电脑而无遗漏。
3。电子会计资料部门内部职能的划分
为避免电子会计资料处理部门人员从事不相宜工作，而有发生并掩饰其
错误及不法行为的机会，该部门内部的职务及各职务间的权责，都应作出明
确划分。
下图所示为电子会计资料处理部门至少应做到的分工。
上图所列示的各职务的主要
任务分别如下：
电子会计资料处理部门经理：①从事整体控制；②制定长、短期计划；
③系统的最终审核与批准的参与者。
系统分析员：①评估原有系统；②设计新系统；③就系统的特性向程序
设计员提供指导。
程序设计员：①绘制流程图；②设计并测试程序；③将程序的内容作成
书面说明。
电脑操作员：①从事硬件操作；②按照操作规则执行程序。
资料输入员：将待处理的资料转录到计算机所能辩识的各种媒体之上，
如卡片、软盘等。
文件档案管理员：保管有关系统的各种手册、程序、及档案等。
控制小组：①联络本部门与电脑使用部门；②监督资料的输入处理和输
出。
□系统的开发与文件控制
系统的开发与文件控制涉及新系统的复核、测试与批准，程序的变动，
以及文件处理程序等三方面。如能对系统开发与文件控制作适当地设计，将
能避免下列类型的错误：
（1）系统尚未有足够的应用控制即付诸施行。
（2）所开发的系统与管理目标不符，或未能按原设计运行。
（3）系统未经充分测试即付诸施行。
（4）所施行的系统很容易发生未经批准地更改。
所谓文件，这里是指包括一切为说明其会计电算系统所保留的资料与记
录。足够的文件记录将有助于管理者与审计人员对一企业电子会计资料处理
活动的了解。缺乏有效的文件记录，可能意味着电子会计资料处理活动的管
理控制欠佳。
主要的文件包括：
（1）系统与程序的说明及流程图。
（2）供电脑操作员参考的电脑操作手册。
（3）电脑操作员及使用者必须遵守的控制程序。
（4）资料输入、输出的详细说明。
（5）各种表格、单据的样本。
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就某一会计电算化系统而言，在系统开发与文件处理上常见的一般控制
有：
1。系统设计的控制
电脑的使用部门、会计部门，甚至内部稽核人员，或独立的审计人员，
在系统设计阶段都应积极参与。具体操作上，应由管理者组织一研究小组，
集合有关人员，负责系统设计的工作。内部稽核人员必须随时了解系统设计
的发展情况。这样才能使其稽核工作顺利进行，尤其是计划使用电脑作为稽
核工具时更应如此。至于独立的审计人员，他们所关心的是现行系统中的会
计控制，因此，如果在其审核的会计年度中，有新的系统投入使用，将会引
起其充分的注意。
2。系统的书面说明及其初步复核与批准
将整个系统作成书面说明，可使管理当局及电脑使用者明了系统发展的
状况、控制系统实行的情况，同时也是检验现行系统适当性的一个出发点。
借助系统的书面说明，持续不断地检验现行系统，发展适合当时新环境的新
系统，并使之投入运行，这样才能把系统的质量维系在既定的水准之上。
3。系统测试的控制
系统测试的目的，在确定整个系统是否符合设计构想，其处理逻辑能符
合使用者的需要，并保证正确的输入能产生正确的输出，而错误的输入、处
理、及输出，也能迅速地被发现。系统测试应就人工处理与电脑处理两方面
同时进行，最后测试时并且应该避免系统分析人员与程序设计人员直接参
与，以决定系统是否不必依赖上述人员而独立工作。
4。正式操作之前的最后批准
一个新系统在测试成功之后，于正式操作运行之前，还需经过适当管理
阶层的最后复核与批准。通常，这个阶段的工作 包括最后测试结果
的检查、书面说明、设计的变动，及系统运行操作的预计程序等的复核。
5。档案转录的控制
所有档案记录的转录，都必须有恰当的控制，以避免未经批准的变更，
并保证转录之后的档案能够正确而完整。为及早发现转录过程中的错误，应
由有关人员负责设计控制的程序。
6。程序变动的控制
新系统开始实际运行之后，仍需设法维护其公正性，也就是说，任何程
序的变动，都要经过正式的申请、批准、测试、将变动过程作成书面说明，
及最后的批准等程序，以防止未经批准的篡改原程序的事发生。
另外，为避免程序错误的发生，变动后的程序必须经过彻底的测试，测
试时使用的资料最好是当初开发本系统时所用的资料，或其中的一部分，以
便将测试结果同原来的结果作比较、对照。测试后的结果应交另一不参与程
序变更的监督人员进行复核与批准。
7。文件控制
会计电算化系统是一个复杂的综合体，因此，如果没有适当的文件对整
个系统作书面的详细描述，将无法使系统中不同的要素作有效的结合。文件
记录可协助会计人员、审计人员、电子会计资料处理人员、及管理当局对系
统的效率作出适当评价。此外，文件还扮演连结组织中各子系统的角色，使
各个子系统能更有效地结合在一起，从而达到其设计任务。
□硬件与系统软件的控制
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现代电脑技术的发展，使电脑设备具有高度的可靠性。其主要原因是多
数电脑厂商均为电脑提供了自动控制的装置，以检测因机器操作失常所导致
的处理上的错误。有些