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轻易加入新的工作项目。橘色（任何你代表完成的颜色）愈来愈多，会让你有一种成就感（这是生活中令我们愉悦的小事）。 你可以加入电话号码、约会时间等，使这份图表成为实用的工具。这是你自己的图表，你不用担心一团乱，或别人看不看得懂。 因为这种进度表有弹性，而且使用简便，因此比标准的进度表更有效率。
一目了然的电话表方得训练系统的总裁贝利。方得，使用电话表。他专攻办公自动工业的 销售训练，他的电话表分为经销商、地区经理、零售店等。名字和电话号码分别依相关的功能分类，写在同一页，一目了然。他说：“这比记在电脑里 快多了，因为我可以一次看到所有的电话。而且，所有的人和号码都写在一起，可以提醒我该打的电话或该追踪的人。”
演讲的力量
我的父亲给我演说方面的忠告：诚恳、扼要、端坐。
——詹姆士。罗斯福（James Roosevelt） 很多成人最恐惧的事（比死亡更甚），是在大庭广众前演讲。这种与群众沟通、向别人传达讯息、经验及热诚的能力，对我们的成败有很大的影响，因此也愈来愈重要。 在公众面前演讲，使我们容易受伤害。但我们也常过度夸大可能产生的失败及羞辱。对一个人说话时，我们可以稍作保留，并观察对方的身体语言 及反应，随时应变；但面对群众时，多半有既定的讲题及流程，无法作太多 调整。
演讲时不一定要两脚发抖、声音发颤，但有时很难避免。多数的演讲者， 不论有无经验，还是会觉得头昏眼花，即使有经验的演讲者也常会出差错。
以下是控制失误的三种原则：。目的。加强注意力及记忆力。组织
用一句话陈述目的准备演讲时，最重要的是了解为何要演讲，及为什么有人要听。为了确 定你不会浪费你自己和观众的时间，应该检讨演讲是否有必要。用一句话将你的目的写出来。 演讲常被用来传播讯息、教学、激励群众从事某种活动或娱乐。你应该了解目的以便作准备。要让观众了解一项新的法令，或想让他们惠赐一票， 型态完全不同。前者的重点是帮助观众了解并记住该法令的重要性；后者则强调选举对群众生活的影响。
准备有精辟的内容的演讲才是上策。没有人喜欢枯燥乏味的演讲。
增进注意力及记忆力1。顺序定位与补强技巧加强记忆 如果希望人们在整场演讲中保持清醒，并记住演讲内容，应该先了解记忆的运作情形。 演讲者可以善用顺序及辅助技巧增强记忆。例如：。复述。联想/组合。热情。关联 这些技巧亦受顺序定位的影响。开头及结尾比中间的资料更容易被记住。我们的记忆有限，一次最多只能记住七项（加减两项）。
2。讯息的保留公式 讯息的保留公式如下： 补强技巧＋/…顺序定位＋/…极限____________ =保留的信息 复述：复述时应简化为整个演讲内容的摘要。开始时提示内容大纲，并在结尾处加强信息，避免过度重复。 联想/组合：与观众的记忆相关或类似的信息，容易被了解，也容易被记住。 热情：即使是技术说明，感情仍很重要。加入感性的成分，可启动右脑特质，并使信息提升至不同的水平。若你对信息充满热情，可以用声音、与 观众有关的生活小故事表达出来。
关联：知觉关联非常重要，因为人们对信息有不同的反应。有些人偏爱 视觉资料；有些是真正的听众，由声音和字汇接收信息；有些则非常活泼，由感觉和情绪接收信息。你的信息应该利用各种形式表达出来，并适合每一 种基本的接收方式。
3。演讲提供的信息愈多愈好 我们经常误以为说上半个钟头或一个钟头，大家还能记住我们的话。如果我们没有应用各种表达型态，有些人根本无法得到信息，更不用说记住。 如果你回到前面提及的果酱盘理论，三种补强技巧就如同把热水再加热一点。水愈热，倒进果酱时所造成的沟纹愈深。 鼓励观众作笔记，可使观众更易于吸收并记住演讲内容。
4。开头和结尾时的资料最易记 顺序定位：开头和结尾时的资料，比中间的资料容易被接受，也最容易记住。有两种应用的方式：（1）在开始和结束演讲的 7 分钟内，强调你希望 他们记住的资料。（2）使用变换步调的练习，造成副周期，就能使你的演讲中有更多的开始与结束部分。
记忆平均的限度不超过 7 分钟，超过一个半小时就会完全崩溃。如果你 的演讲内容不能引起观众的兴趣，应该每一小时休息 10 分钟。如果观众十分有兴趣，可以每一个半小时休息一次。
最近，在一群以医生为对象的演讲当中，我需要强调医药工业中混沌的 萌芽阶段。因为这对所有的医生而言，都早已是老生常谈，所以我配合一份卡通幻灯片题为“忧愁与审判”，这段说明在 6 分钟内回顾两百年来的医药 工业，获得许多欢笑，更重要的是，他们把我的资料带回家了。
5。每隔 10 至 15 分钟变换步调每隔 10 到 15 分钟变换步调，可以将冗长的内容打散成许多小段，保持 观众的注意力。良好的步调转换方式为：适度的幽默、小故事、活动、使人们活动肢体（即使只是举手）及视觉反应的运用。使观众的注意保持在巅峰 状态，并造成记忆周期，使他们轻易接收你所欲传达的信息。
如果你的演讲超过中午，这些步调的转换必须更自然，因为你要对抗饥 饿及自然的低落情绪。如果你曾经在过午的演讲中打瞌睡，想想看该怎么做才能让你保持清醒，并运用到你的演讲之中。
组织演讲材料脑力规划可帮助你组织演讲的材料，在这个阶段作脑力规划，可以使你 的情绪投入材料中。若需要加上感情，可以将感情列入脑力规划的一个项目 中。
1。色彩及符号增加趣味并加强记忆 在你作好一份演讲内容的规划图后，应该多画几遍，并加上颜色及符号，直到你完完全全记住为止。如此你无需再翻阅索引卡或演讲稿，这种程序可 以使你增加极大的信心。
在作演讲时，可以为观众画演讲图，给他们一种视觉的资料，并引导他 们作笔记。尽量使用各种颜色和图形，增加趣味性。每一个项目用不同的颜色代表，标出特别的重点或强调主要的观点。有些演讲者先使用黑白图，在 强调各项重点时，再分别以颜色标出。
如果你希望观众能记住你的资料，则你所提供的资料必须条理分明。很 多人记住一项资料，是因为那就在“左上角的红色区域内”。
脑力规划在小团体中更好用，只需要一、两块白板及彩色笔。若是在大 团体中，可以用一部高架投影机配合几张图片，并保持与观众的目光接触。
视讯资料加强信息 准备演讲的第二项考虑重点是，应该使用何种视讯设备。除了听讲外，如果能将重点以图表的方式强调，则能大大加深观众的记忆。人类的记忆非 常容易流失，信息若未经加强即迅速消失。
2。将观众与视讯资料结合 使用视讯设备应配合演讲的内容。以下是一些准则： 小型、非正式的团体：白板或黑板能即席提供视讯资料，适合并不复杂的演讲内容。 小型、正式的团体：准备活页图及高架投影机，能迅速说明复杂的内容。
大型、正式的团体：幻灯片最适合大型会议，可放映更多图表，效果非 常好。但需特别注意室内的灯光，采用背光式幻灯机，可以开灯。
若需要一个完全漆黑的房间，让幻灯片有最好的效果，可以安排一段短 暂而有趣的视听节目，不要在演讲中穿插，或在灯光全暗时讲话。灯光全暗时，人们很容易就睡着了。
练习假设有人邀请你到一个俱乐部中演讲，时间是 15 分钟，谈谈你的嗜好。 你希望让每个人都能分享你的嗜好，并能乐在其中。用脑力规划列出你的嗜好，让所有的思绪及感情流泄出来。包括你的经验或他人的经验，及该项嗜 好所给你的乐趣。
现在，画另一张图，可实际在演讲中作为视讯资料。这份图可帮助你记 住该说些什么，并帮助观众记住你所讲的内容。用不同的颜色标出不同的重点，加上一些图形（画得不好也无妨），以便增加趣味性。
找一群人实际作这场演讲。
有关视讯设备使用的建议以下是有关使用视讯设备的建议：1。幻灯片 注意：事前检查器材 每张幻灯片说明一个主题 深色背景，适度的灯光 每张幻灯片最多六行 每行最多六个字每 15 到 20 秒换一张幻灯片 复杂的问题使用组合式幻灯片 使用台式幻灯片架 利用特殊效果强调重点 尽量单纯化避免：开灯 资料过于拥挤 读幻灯片 背对观众 用指针分散注意力 倒回前面的幻灯片（如资料需重复请准备拷贝） 在每一段重点之前，先用一张幻灯片打出大标题。采用统一的格式、标志及底色，予人专业、协调的感觉。图片、统计表应十分清晰，不必重复说 明。善用不同的幻灯片，制造主题、附图等综合效果。
主题应精简有力，不要模棱两可。在演讲开始前必须先检查设备。如果 自己控制演讲，最好使用遥控器，否则应与控制员培养良好的默契。
2。高架投射图 注意：资料须清晰易读 以彩色笔标出重点 演讲前将荧幕校正好避免：资料过于拥挤 由荧幕中读资料 开灯每一张投射图的资料应尽量精简，只列出重点。虽然一张投影图可比幻 灯片容纳更多资料，但也不能把整份资产负债表，或五年来的损益情形全部列在一起。不能作长篇大论，但可以加上颜色及图片，制作精良的投射图能 和幻灯片一样有效。
3。活页图表 注意：立即组织 使用颜色强调重点 资料应清晰可读 避免：资料过于拥挤 由�